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Préparation à la comptabilité de votre entreprise

La qualité de la préparation des documents comptables d’une entreprise à destination de son expert-comptable est souvent source de tension entre l'entrepreneur et l’expert-comptable. 

 

Surtout parce qu’absorbé par son cœur de métier, l'entrepreneur n’a que peu de temps à consacrer à l’administratif de son entreprise,

 

Savoir hiérarchiser, classer, numériser, préparer les documents de vente et d’achat, les relevés de banque et cela tous les mois, peut vite se retrouver au cœur de conflit entre vous et votre expert-comptable.

En tant qu’entrepreneur, il est nécessaire d’avoir mis en place une organisation administrative et une méthode de travail efficace visant à bien préparer ces pièces comptables en amont.

 

Il s’agit d’une tâche qui nécessite beaucoup de préparation et de travail mais qui présente une nécessite au bon fonctionnement de votre établissement malgré son aspect chronophage, 

 

M .A Solution vous assure le suivi, le traitement de données, effectue les rapprochements bancaires entre vos règlements fournisseurs, vos frais personnels et le suivi des règlements clients, qui vous permettront d’être à jour vis-à-vis de votre préparation à la comptabilité, d’améliorer vos relations avec votre expert-comptable.

 

Gagnez du temps en déléguant votre préparation à la comptabilité et concentrez-vous sur votre cœur de métier.

 

Pourquoi et quand faire appel à une Assistante Indépendante ?

Vous souhaitez vous libérer des tâches qui vous prennent du temps, gagner en efficacité, en productivité, pour justement vous consacrer à votre cœur de métier, et également vous dégager du temps pour soi !

Gain de temps

Parce que vous avez des besoins : 

  •  Mais pas une charge de travail qui nécessite l'embauche d'une salariée, même à mi-temps.
  •  Vous ne souhaitez pas tout simplement créer  une embauche.
  •  Renfort occasionnel sur différents dossiers administratifs ou techniques, 
  • Une accumulation de dossiers à traiter


Maîtrise du budget

  •  Pas de charges salariales, pas de gestion de congés payés, pas de formation à financer
  • Moins de frais de fonctionnement, vous n’avez pas d’investissement en bureau, ordinateur, imprimante et autres charges qui peuvent vite peser sur vos frais de fonctionnement.
  •  Vous ne payez que pour la mission demandée
  •  Offre à la carte qui s’adapte à vos besoins
  • Pas d’engagement de durée
  • Pas de surprise : un devis, une facture, un budget respecté. Pas de charges supplémentaires, puisqu’il s’agit d’une prestation de services. De plus, étant en micro entreprise, la TVA est non applicable.


Un interlocuteur unique 

  •  La garantie d’un seul contact pour la gestion de votre dossier


Polyvalente, MA solution répond à votre problématique de gestion administrativegestion commercial  mais aussi sur vos dossiers techniques.

Rapidité d'intervention, je fais de vos demandes une priorité 

Flexibilité, souplesse, si vous avez une urgence, je peux être présente et répondre rapidement à votre problématique.

Expérience, forte de 20 ans d'expérience de secrétariat dans différents secteurs d'activité dans des entreprises du type PME, spécialisée de la protection du bâtiment en autre en tant que responsable technique et administrative, me permet de bien connaître mon métier et ainsi de pouvoir vous proposer mes services en qualité de secrétaire indépendante.  

Professionnalisme, j'allie rapidité et qualité de travail

Confidentialité, les informations ne sont accessibles qu'à ceux dont l'accès est autorisé, cette confidentialité couvre l'ensemble des informations confiées sur votre entreprise.

Vous êtes à la recherche d'un partenaire pour votre entreprise, de façon ponctuelle pour répondre à un dossier urgent, un surcroît de travail ou régulière, nous fixons ensemble un nombre d’heures par mois pour par exemple le suivi de votre gestion administrative, pointage bancaire, suivi règlement clients et fournisseurs, mise à jour de votre newsletter, de votre site internet, programmer vos parutions sur les réseaux sociaux, vous ne paierez que pour le travail effectué.

Bénéficiez de prestations de qualité

Faite appel à M.A Solution

                                   "Prestataire certes mais Partenaire avant tout"

Pour de plus amples de renseignements, n’hésitez pas à me contacter !

🔋 Adopter une gestion durable au bureau

Si l’utilisation intensive du papier dans les bureaux pose un problème écologique évident, celle des courriels n’est pas non plus sans effet sur l’environnement une utilisation raisonnée de ses supports et de ses outils doit donc être adopté par les entreprises qui souhaitent amorcer leur transition écologique.

Quelques chiffres : 25 % des documents sont jetés après leurs impressions et 16 % ne sont jamais lus il est donc ainsi possible de réduire drastiquement la consommation de papier en imprimant que ce qui est nécessaire autrement dit les seuls documents qui ont vocation à être régulièrement consulté.

Astuce :
Utiliser du papier recyclé mais également de l’encre recyclée, imprimer les documents rectos versos en noir et blanc, réutiliser les feuilles déjà imprimées sur une face, imprimer plusieurs pages sur une seule et même feuille, enfin sortir les imprimantes des bureaux individuels pour les rendre collectives à généralement une influence sur le nombre de documents imprimés.

Penser aussi au tri de vos déchets

Depuis 2018, toutes les entités professionnelles réunissant plus de 20 personnes sont dans l’obligation de trier leurs déchets papier, cette obligation concerne les impressions, les livres, les publications de presse, les articles de papier façonner, les pochettes postales, le carton etc. Etc.
Dans les faits le plus simple consiste à mettre à la disposition de chaque collaborateur et à côté de chaque imprimante une corbeille dédiée au papier.

Astuce :
Les cartons de ramettes peuvent jouer le rôle de cette fameuse corbeille.

Mais l’écologie, ne concerne pas seulement les impressions, il peut être aussi le fait de bannir les envois inutiles de mail comme les impressions papier la première chose à faire en matière de gestion des mails est d’identifier les situations de gaspillage et de les bannir.

Astuce :
Supprimer des envois inutiles, il peut par exemple s’agir du célèbre répondre à tous qui le plus souvent sont injustifiés, du mail de confirmation de réception ou du courriel envoyé en copie à des personnes qui ne sont pas concernés par le message, savez-vous que les serveurs de messagerie sont très énergivores il représente 25 % des gaz à effet de serre produit par le numérique il est donc impératif de supprimer de ses boîtes de réception et d’envoi tous les courriels ayant été déjà traités.

Quelques gestes pour entamer une gestion écolo au bureau

• Un ordinateur portable consomme deux fois moins qu’une station fixe
• Passer de deux à quatre ans la durée de vie d’un ordinateur divise par deux son bilan environnemental
• Supprimer les mails et fichiers inutiles on augmentera de la place dans son ordinateur et on réduira la consommation de l’énergie.
• Le papier est recyclable jusqu’à 7 fois s’il est bien trié
• Utilisez plutôt des MUGS (idée cadeau entreprise)
• Un appareil multifonction scanner imprimante photocopieur consomme 50 % de moins que les trois appareils qu’il remplace.

🤔 Posez-vous la question est-ce que je suis obligé d’imprimer en couleur et sur une seule face.
Nota : 85 kg de papier sont consommés par an et par chaque salarié……

Si vous voulez plus d’informations concernant l’écologie au bureau vous pouvez-vous rendre sur le site de l’ADEME, https://www.ademe.fr, Agence de l'Environnement et de la Maîtrise de l'Énergie.

✴️ 2019 se termine, vous devez bientôt archiver votre année, 🌸💐🌹


👉🏻 Mais comment classer et archiver les documents tous en les ayant toujours sous la main?
🤔 Optimisation de classement 🗂, papier et numérique,
Je mets à votre service mon savoir-faire.
Vous pouvez me contacter par mail contact@martinezagnes-solution.fr
A très vite ! 
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COMPTE CPF

🤔 LE SAVIEZ VOUS ? 🤔

L'application CPF formation est désormais en ligne, 📲

Désormais, il sera facile de trouver et financer sa formation;


Grâce à votre smartphone, retrouvez votre compte personnel de formation.


✅Votre entreprise dispense des formations, mais chaque formation génère un traitement de données impressionnantes,

✅Vous passez plus de temps à gérer l'administratif de ces formations plutôt que de faire du face-à-face pédagogique ou de préparer vos contenus,

👉🏻M.A SOLUTION prend en charge tout ce travail administratif afin de vous faire gagner du temps en efficacité et en production de votre art.

Contactez moi sans plus attendre

Factures: Etes-vous prêt?

🤔 LE SAVIEZ VOUS ? 🤔

 

Vos factures sont soumises à de nouvelles mentions légales depuis le 1er octobre dernier,

 

Vous le saviez déjà mais lors ce que vous vendez un produit ou une prestation, vous êtes tenu de délivrer une facture mais savez-vous que votre facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires.

Quelques exemples

Le nom de votre entreprise ou la dénomination sociale la forme juridique le montant du capital social s’il s’agit d’une société l’adresse du siège social le numéro SIREN la mention du registre du commerce et des sociétés de l’entreprise suivie du nom de la ville dans laquelle se trouve le Greffe auprès duquel elle est immatriculée ainsi que son numéro individuel identification à la TVA…, le numéro de la facture, information de TVA, la date à laquelle le règlement doit intervenir…

M.A Solution est à votre disposition pour établir avec vous un audit gratuit de votre entreprise, vérifions ensemble votre administratif.

Prenons rendez-vous dès aujourd’hui !!

Pourquoi et comment établir des comptes prévisionnels ?

✅Comparer régulièrement ses résultats aux provisions permet de maintenir le cap.

Le contexte économique évolue de plus en plus rapidement vous obligeant à Piloter votre entreprise au plus près.

👉🏻 Pour cela vous pouvez établir des comptes prévisionnels qui vous permettront ensuite à tout moment de changer de direction en fonction de vos résultats réels.

Comparer prévision et réalisation

Le principal intérêt prévisionnel est de vous permettre de simuler votre activité du point de vue comptable et des financiers.

 Sur 2020 en fonction de vos prévisions que vous aurez établis par rapport à la conjoncture, par rapport à votre chiffre d'affaires envisagé, par rapport à vos charges, vous pouvez d’ores et déjà établir votre prévisionnel.

Vous pouvez comparer en permanence pendant toute l'année vos résultats avec votre prévisionnel à l'aide d’un tableau de bord mensuel.

✅ Comment réaliser un prévisionnel

 La démarche pour réaliser un prévisionnel peut se faire en plusieurs étapes

✴️ Définition des orientations pour l'année

✴️ Moyens nécessaires pour obtenir ses orientations investissement embauche emprunt

✴️ Évolution du chiffre d'affaires prévisible toujours en fonction des orientations et des objectifs

✴️ Estimation de vos charges prévisionnelle masse salariale charges locatives impôts coût frais de déplacement….

✴️ Établir un compte de résultat prévisionnel qui regroupera le chiffre d’affaires, les investissements, les charges (tableau de bord).

✴️ Chiffrer une trésorerie pour le besoin de la réalisation de votre prévisionnel

 

👉🏻Pour réaliser cela, il vous faudra être objectif sur les réelles capacités d’avancement de votre établissement, rappelez-vous que Rome ne s’est pas faite en un jour.

C’est avec la persévérance que l'on réalise les plus grandes œuvres.

Avec M.A Solution créons ensemble votre tableau de bord 😊

Planifier votre semaine de travail avec souplesse et efficacité

Chaque lundi matin, j’organise mon planning de la semaine, cela prend du temps (2 heures min), je fixe mes objectifs.

Tout d’abord j’organise ma TO DO LIST, 

·       Regrouper vos activités par blocs (idéalement par ½ journées ou journées entières) pour être concentré(e) au maximum sur chaque projet.

Puis je planifie

·       Planifie mes actions clients (leurs besoins, les demandes), (ex : tous les jours je relève les mails du client X, je traite l’essentiel)

·       Vos actions génératrices de revenus mon planning « marketing », ma com,

·       Le suivi administratif et financier

·       Les moments pour VOUS (vie privée, repos, soins, etc.), Planifier du temps chaque semaine pour vous pour vous changer les idées/déstresser

·       Mettre en place un rituel chaque matin (qui symbolise le début de votre journée), par exemple relevé mail ET un rituel de fin de journée (qui symbolise la clôture de votre travail) par exemple note des actions réalisé sur la journée ;

·       Clôturer chaque semaine en faisant le point sur vos réalisations de la semaine (par rapport à vos objectifs) ET célébrer vos avancées et réussites.

·        

·        Veiller en continu à travailler chaque semaine SUR LE DÉVELOPPEMENT DE VOTRE ACTIVITÉ (et pas seulement dans votre activité).

·       PRENDRE UN MAXIMUM DE PLAISIR dans tout ce que vous faites

Facturation aux personnes publiques

Vous êtes entrepreneur et vous êtes fournisseur du secteur public (État, collectivités locales, hôpitaux, établissements publics, etc.).

À compter du 1 janvier 2020, quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devrez transmettre vos factures sous forme dématérialisée.

 

Le portail Internet Chorus Pro mis à votre disposition par l'administration permet de dématérialiser facilement, gratuitement et de façon sécurisée vos factures à destination de vos clients du secteur public.

 

M.A Solution est spécialisé dans ce domaine, nous pouvons vous aider dans vos démarches, 

Votre siège social change de département ? 
Ma mission : simplifier vos démarches administratives et juridiques ! 

Un transfert du siège social correspond au changement d'adresse du domicile juridique d'une société. Il est dit « hors ressort » lorsque le nouveau siège est domicilié à une adresse rattachée auprès d'un autre tribunal que celui dans lequel la société a été immatriculée.

Il convient de fournir les éléments suivants:

-un exemplaire de la décision du transfert

-un exemplaire des statuts mis à jour

-l'imprimé de la demande d'inscription modificative dûment complété formulaire M2

-une pièce justifiant de la jouissance des nouveaux locaux (une photocopie du titre de propriété, du contrat de bail ou de factures d'électricité par exemple)

-une attestation de parution de l'avis de modification dans un journal d'annonces légales pour l'ancien siège et une attestation pour le nouveau siège.

Il convient en plus de joindre un exemplaire d'un document annexé aux statuts mentionnant les sièges sociaux antérieurs.

M.A Solution peut faire ses démarches  pour vous 

 

Numériser vos documents dans les règles

Les employeurs doivent conserver, pendant au moins six ans, les documents et pièces justificatives nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales.

 Les documents qui peuvent être sauvegardés sur un support informatique, à condition de respecter la procédure de numérisation applicable depuis le 1er juillet 2019.

 Cette dernière impose le respect de plusieurs contraintes techniques (format PDF, caché serveur conforme un référentiel de sécurité d'un certain niveau…) Afin que le transfert des documents sous format papier vers un support informatique soit réalisé dans des conditions garantissant la reproduction à l'identique. Le résultat de cette numérisation équivaut donc à une copie conforme à l'originale ton image ton contenu. Et tout traitement de l'image est interdit arrêté du 23 mai 2019, JO du 29.

 À SAVOIR l'employeur qui ne respecte pas ses exigences doit présenter les pièces originales sous format papier.

 

Vous souhaitez envoyer un e-mailing pour augmenter votre trafic sur votre point de vente et développer votre chiffre d’affaires ?

✅ Vous avez une campagne marketing à réaliser, faire la promotion d’un nouveau produit, je vous propose mes services pour la création d’une newsletter, 
✅ Grâce à l’émail marketing, touchez efficacement vos prospects et clients avec un message ciblé !

✅ Fournissez-moi vos contacts clientèle je m’occupe du reste 😉

Votre prénom :
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GESTION PLANNING

✅ L'une de mes tâches consiste à planifier les interventions de formation d'un de mes partenaires,

✅ Mise en ligne des formations, promotions auprès de nos partenaires,

✅ Gestion des inscriptions dans le respect de la réglementation en vigueur pour ce type de formation, en respectant les quotas de stagiaires pour pouvoir réaliser la formation.

Je propose des dates de formations à ses clients, je planifie les actions sur site, les gestions des intervenants extérieurs, 

Vous êtes entrepreneur, vous faites de la formation, cette lourde partie administrative vous prend beaucoup de temps, 

Contactez-moi.

Reprendre le travail après les vacances : comment surmonter le blues du retour ?

Qui dit rentrée dit souvent travail en retard, accumulation de taches ; 
L’administratif n’attendant pas, la TVA reste à payer le 21 de chaque mois,

Quoi nous sommes déjà le 21 !!!! Mais la fin du mois est dans 10 jours, il faut que je mette à jour mes règlements clients, mes règlements fournisseurs, ma facturation, mon planning chantier, les commandes fournisseurs…

La com, cela fait des semaines, à force de procrastiner, que je n’ai rien publié sur mon site, mon Facebook, Linkedin, il faut que je remette à jour mon planning publication…

Après plusieurs semaines, les pieds dans le sable, cette période de reprise apporte beaucoup d’émotions négatives.

Mais par où commencer ? 


Aristote disait : "le commencement est plus que la moitié de la chose".

Alors haut les cœurs, je suis là pour vous aider à gérer votre administratif, laisse-moi pointer vos règlements fournisseurs, relancer vos clients pour faire un point sur les dates de règlement de vos factures, préparer les documents de trésorerie pour votre expert-comptable, saisir vos factures et vos devis ; répondre à votre courrier, préparer vos fiches produits…. 


Lire et trier vos mails, gérer votre agenda, nous fixerons ensemble vos priorités, mettons à plat la liste des choses à faire, la fameuse TO DO LIST; 


Restera à vous de vous lancer dans vos projets les plus fous, ceux qui ont surgi durant vos vacances et qui ne demande qu’à mûrir.

 

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